Phần mềm bán hàng hay dùng Excel để quản lý cửa hàng?

Hỏi: bây giờ mình đang marketing mô hình nhỏ xíu với một công ty bán lẻ thời trang và phụ kiện, vừa bán hàng trực tuyến. Theo Anh chị em mình có nên mua phần mềm bán hàng hay chỉ việc dùng file excel để quản lý và vận hành cửa hàng?

 

Replay: thường thì nhu cầu cần quản lý bằng phần mềm bán hàng phát sinh khi và chỉ khi:

 

(1) số lượng đơn hàng trong ngày không ít (tóm lại là rất đông khách, các bước nhập xuất, điều chuyển, kiểm kê, thanh toán giao dịch,… ra mắt thường xuyên)

 

(2) số lượng sản phẩm nhiều. Ví dụ nếu shop chỉ có khoảng 100 mặt hàng đang có trong kho (active item) thì chắc không cần dùng tới phần mềm nhiều vì vẫn rất có thể vận hành được dễ chịu. Nhưng nếu có khoảng 500 hay thậm chỉ chỉ là 1000 món đồ thôi thì việc quản lý tồn kho (chưa nói đến các quản lý khác) sẽ khá gian khổ. Nếu bên trên 5000 mặt hàng mà vận hành sổ sách excel được thì phải nói là rất giỏi excel nhưng mình chắc chắn rằng cực tiêu tốn không ít thời gian cho việc quản lý và vận hành (cái này có chứng minh chi tiết rồi, toàn người giỏi bên trên 10 năm làm excel luôn) (Ngoài (1) và (2) thì còn có thể là do số lượng chuyên viên tăng lên, số shop tăng đều, nhu cầu theo dõi công nợ chặt chẽ, minh bạch về thông báo kinh doanh với người bạn cùng làm chung,…)

 

(3) Tư duy của người chủ sở hữu về kiểu cách vận hành. Thường thì trong đời sống thực tế cũng như trong sale có 1 câu là cùng làm một các bước có cân nặng hệt nhau nhưng mọi cá nhân khi triển khai sẽ có những cách tiếp cận khác biệt thì sẽ sở hữu được hiệu quả không giống nhau (có thể cùng hiệu quả về giá trị nhưng khác nhau về thời gian thực hiện). Rõ ràng minh họa vui bằng toán học:

 

Bài toán, tính: X = (2013)2 – 2 * 2013 * 2012 + (2012)2

Cách 1: Các bạn dùng Calculator cộng trừ nhân chia các số ở trên

Cách 2: X = (2013 – 2012)2 = 12 = 1

 

Các ai có tư duy quản lý khoa học, mong muốn đổi thay cách quản lý của mình khiến cho việc sale “smart” hơn, lợi ích hơn, tốn ít thời gian hơn, tận dụng được rất nhiều thông báo để đưa ra quyết định hơn, v.v… (tóm lại là hiệu quả hơn) thì sớm muộn (khi có đủ điều kiện) chúng ta sẽ đưa công cụ vào để vận hành (phần mềm chỉ là công cụ quản lý mà thôi). Giống như ngày xưa các bạn giao tiếp liên lạc với nhau chỉ bằng truyền miệng trực tiếp, rồi thư tín bưu điện. Sau đây tiến tới là điện thoại thông minh, sms & hiện giờ là social, v.v… Nhưng trong thực ra cũng trở thành có các người ngại tiếp cận & thay đổi (ví dụ bà chị mình gần 60 rồi, đang bán minimart bé, nói mãi mới chịu dùng) mặc dù người tiêu dùng của VNUNI có những Cả nhà, cô chú lớn tuổi (trên 60 tuổi) và chỉ học hết lớp 3 thôi, chưa 1 lần sờ vào máy tính, chưa chắc chắn gõ tiếng Việt nhưng lại rất muốn sử dụng phần mềm bán hàng vào việc vận hành siêu thị, minimart. Thực tế, khi đào tạo sử dụng phần mềm, các khách hàng lớn tuổi đó rất tận tâm ghi chép các hướng dẫn sử dụng phần mềm, sau đó chúng ta còn dạy lại phần mềm cho Các bạn trẻ làm thuê cho họ, các người có bằng ĐH hẳn hoi.

 

Phần mềm bán hàng VNUNI

 

Phần mềm bán hàng VNUNI

 

Có 1 tư tưởng là hầu như tất cả mỗi người đều cho việc chọn mua công cụ vận hành là một Ngân sách thời gian ngắn (phải trả ngay) mà không coi đó là khoản đầu tư chi tiêu dài hạn (phân bổ ít nhất trong 3 năm) nên khi đã xem như là 1 giá thành ngắn hạn thì sẽ thấy chi rất nhiều tiền (mà chưa nhìn thấy được ích lợi thực sự đem lại còn nếu như không có người chỉ ra). Nếu các bạn coi đấy là khoản đầu tư chi tiêu dài hạn (được lập ra từ khi lên kế hoạch KD) thì sẽ đỡ bị tâm lý mất quá nhiều tiền (do hiểu đc sự phân bổ giá trị chi tiêu là theo khá nhiều năm). Tất nhiên khi phân tích chi tiêu thì khi nào cũng tính tổng Chi tiêu của chủ chiếm hữu (TCO – Total Cost Of Ownership) & tác dụng do sự đầu tư chi tiêu mang về (ROI – Return On Investment) về mặt lâu dài.

 

Thực tế mình cũng hiểu các phụ huynh ban đầu sale lúc nào cũng từ rất ốm, vốn bước đầu ít nên chi tiêu Ngân sách bắt đầu thường phải tối thiểu nhất (bắt buộc phải có như tiền sinh hoạt hàng tháng, tiền hàng, v.v…). Vì vậy bao giờ mình cũng support là nên hay chưa nên sử dụng dựa trên quy mô hoạt động (cùng với 2 ĐK cần là (1) & (2) ở trên). Chưa phải bao giờ người support chiến thuật cũng nhăm nhe bán cho bằng được, bằng mọi giá mà hoàn toàn không đứng từ phía người đầu tư chi tiêu marketing. Là người kinh doanh, mình tin chắc là bất kỳ bố mẹ nào làm marketing cũng đều mong muốn mình sẽ phát triển không chỉ có vậy, kiếm tiền nhiều hơn chứ không chỉ “tằng tằng, tàm tạm” như vậy thôi (kể cả trong thời buổi kinh tế gian truân như bây chừ nhưng bền vững những mẹ trong đầu vẫn luôn nghĩ “ngày mai trời lại sáng” vào mỗi tối đi ngủ đúng không?). & khi cải tiến và phát triển hơn, mình tin là mọi người sẽ đổi thay tư duy quản lý và vận hành (nhiều khi bắt buộc phải thay đổi vì lúc đó người sử dụng nhiều lên, chuyên viên đông lên, hàng hóa nhiều lên, v.v… mà mọi thứ ko thể kiểm soát và điều hành được bằng bằng tay thủ công được nữa).

>>>  4 tiêu chí lựa chọn phần mềm bán hàng

Mình không muốn nhắc lại tới giá trị cụ thể mà một trong những phần mềm bán hàng mang đến, nhưng mình có một ví dụ khác liên quan mà mình thấy rất rõ trên diễn đàn webketoan.vn. Đó là việc mình thấy rất đông bạn làm nghề kế toán (cả mới lẫn cũ) hỏi về nghiệp vụ, về quyết toán, report thuế, rồi báo cáo tài chính thời điểm cuối năm, v.v…. Họ thực sự mắc tối ngày vào các “mùa kế toán” (những ngày sắp phải nộp những report kế toán tới cơ quan có thẩm quyền). Bên cạnh đó kế toán bên mình cứ bình chân như vại vì mọi chứng từ đã nhập vừa đủ và tức thời khi nghiệp vụ phát sinh (được kiểm duyệt về tính chính xác của số liệu thường xuyên) & mọi hiệu quả là chỉ cần tới ngày nộp in cái doẹt từ phần mềm kế toán ra là đi nộp.

>>>  Khuyến mại gói phần mềm bán hàng nhân dịp cuối năm

Mặc dù thế, nhân tố thứ 3 này sẽ đổi thay. Cụ thể có người tuy vậy không thích hoặc sợ dùng phần mềm nhưng bị ảnh hưởng từ những người làm cùng nghề (nhất là cùng có họ hàng) hoặc các cửa hàng xung quanh đều dùng cả. Cũng đều có người cũng đổi thay do được người nhà khuyên dùng, bọn họ nghiên cứu và phân tích ưu và điểm yếu giữa quản lý và vận hành bằng tay thủ công and vận hành bằng công cụ. Thế là nhu cầu thay đổi dần theo thời hạn.

>>>  Phần mềm kế toán – cyber accounting

Vài dòng share về “ĐK cần and đủ để sử dụng phần mềm bán hàng vào việc kinh doanh siêu thị” với Anh chị.

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *